Informations sur l’emploi
Titre du Poste : Responsable de résidence et réceptionniste de l’ambassade AO (01/24 CHD)
Lieu du Travail : Tchad
Date de Soumission : 03/06/2024
Description de l’emploi
Le gouvernement britannique est un employeur inclusif et respectueux de la diversité. Nous valorisons la différence, promouvons l’égalité et combattons la discrimination, améliorant ainsi notre capacité organisationnelle. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur le handicap, la race, la couleur, l’origine ethnique, l’identité de genre, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, le statut d’ancien combattant ou toute autre catégorie protégée par la loi. Nous promouvons des opportunités de travail flexibles et adaptées aux familles, là où les besoins opérationnels et de sécurité le permettent.
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Catégorie d’emploi: Bureau des Affaires étrangères, du Commonwealth et du Développement (Opérations et Services généraux)
Sous-catégorie d’emploi: Soutien aux services d’entreprise
Description du poste (rôles et responsabilités)
| Objectif principal du poste : Le rôle de responsable de résidence et de réceptionniste sera un membre essentiel de l’équipe du nouveau bâtiment de l’ambassade britannique à N’Djamena. La fonction principale du réceptionniste/responsable de la résidence est d’offrir un excellent service à la clientèle et la gestion des visiteurs, ainsi que de jouer un rôle essentiel dans le bon déroulement des événements et de fournir une assistance dans le fonctionnement global de l’ambassade et des bâtiments de la résidence. Cette personne doit être un membre du personnel positif et amical à l’entrée de la maison pour assurer le bon fonctionnement de l’ambassade et de la résidence de l’ambassadeur. Rôles et responsabilités: Gestion de l’ambassade et de la résidence (50%) – Liaison avec les gardes pour la gestion et les procédures des visiteurs, y compris la prise de décisions concernant les exigences des visiteurs en matière de véhicules et d’équipements électroniques – Une certaine gestion informelle du personnel de nettoyage autour des procédures de l’ambassade/résidence – Gestion globale de la zone de réception et de la zone de hot desk/CCTV, en décidant de manière proactive où passer le mieux du temps entre le bureau principal et la zone de réception, en anticipant les périodes plus chargées, etc. – Envoyez le courrier (y compris la valise diplomatique), y compris les invitations, en consultation avec les chauffeurs de l’ambassade Service client (30%) – Diriger divers éléments des événements et réceptions organisés par l’ambassade : décider du flux et de la gestion des visiteurs, de la meilleure façon de gérer la logistique, et être le principal point de contact pour les fournisseurs et partenaires locaux, y compris les décorations et le parrainage, en recherchant les alternatives et en choisissant le Meilleure option – Être le point focal et accueillir les visiteurs de l’ambassade de manière efficace, amicale et polie, en alertant le personnel de l’arrivée des visiteurs.Justifier et expliquer quand les visiteurs ne peuvent pas entrer dans les locaux de l’ambassade lorsque cela est nécessaire – Traiter toutes les questions et demandes des visiteurs en personne ou par courrier électronique ou par téléphone, en français et en anglais – y compris la nécessité d’expliquer nos procédures consulaires – Répondre aux appels poliment, rapidement et efficacement, les diriger vers la bonne personne et gérer le répondeur /standard Administratif (20%) – Mettre en place et maintenir des feuilles de calcul autour des registres de cadeaux ; toute demande de FOI ; Contrats de passation des marchés (avec un soutien occasionnel à cela), etc. – Effectuer des tâches de bureau générales, notamment photocopier, télécopier, remplir et s’assurer que l’équipement est en bon état. – Soutenir les membres du personnel dans les tâches administratives et ponctuelles, y compris les réservations d’hôtels et de vols – Tenue de dossiers et classement électronique et papierAider à la gestion de la réservation des transports et à la préparation du programme de transport quotidien en consultation avec les chauffeurs de l’ambassade – Mettre à jour et distribuer les registres des salles de réunionFournir un soutien à l’agenda de l’ambassadeur – Recevoir/tamponner les factures entrantes, les poster et les distribuer en conséquence |
Qualifications, compétences et expérience essentielles
| Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, capacité à planifier à l’avance, à prioriser et à exécuter plusieurs tâches selon des normes élevées. Capacité à produire un travail précis et de bonne qualité, dans des délais serrés.Souci du détail et bonne discipline de suivi. Capacité à exceller dans un environnement de travail en équipe. Français et anglais intermédiaire/avancé écrit et parlé. |
Qualifications, compétences et expérience souhaitables
| Attitude positive; désireux de s’impliquer dans le travail plus large de l’ambassade. Expérience antérieure dans des rôles de bureau, travaillant dans plusieurs langues. |
Comportements requis
Communiquer et influencer, livrer au rythme, gérer un service de qualité, travailler ensemble
Date limite d’inscription : 3 juin 2024
Grade : Agent administratif (AO)
Type de poste : Durée déterminée, Durée déterminée, avec possibilité de renouvellement
Heures de travail par semaine : 35 heures
Durée du poste : 12 mois
Région : AfriquePays/Territoire : Tchad
Localisation (Ville) : N’Djaména
Type de message : Ambassade britannique
Nombre de chambres vacantes : 1Salaire : 595 714 XAF, plus indemnité de logement de 70 342 XAF et indemnité de transport de 37 876 XAFDate de début : 1 juillet 2024
Autres avantages et conditions d’emploi
Possibilités d’apprentissage et de développement :
| En plus de l’apprentissage sur le terrain, le Foreign Commonwealth and Development Office offre une multitude d’opportunités d’apprentissage et de développement (L&D) (en ligne et en personne) pour aider le personnel à poursuivre son développement professionnel. Cela comprend une formation spécifique sur, par exemple, la gestion de programme et la communication. Le candidat retenu devra suivre un certain nombre de formations obligatoires et aura ensuite accès à une gamme d’opportunités de formation et de développement en interne et à l’étranger. |
Modèles de travail :
Les horaires de travail sont de 8h00 à 16h15 du lundi au jeudi et de 8h00 à 13h00 le vendredi.Informations Complémentaires
- Veuillez remplir le formulaire de candidature dans son intégralité, car les informations fournies sont utilisées lors de la sélection.
- Veuillez vérifier attentivement votre candidature avant de la soumettre, car aucune modification ne peut être apportée une fois soumise.
- Les employés recrutés localement par l’ambassade britannique au Tchad sont soumis aux conditions générales de service conformément au droit du travail local au Tchad.
- Tous les candidats doivent être légalement capables de travailler et de résider dans le pays du poste vacant avec le statut de visa/permis de travail correct ou de démontrer leur éligibilité pour obtenir le permis correspondant.
- Les employés qui ne sont pas redevables de l’impôt sur le revenu local sur leur salaire de mission peuvent voir leur salaire réduit du montant équivalent de l’impôt sur le revenu local.
- Des informations sur les profils de réussite de la fonction publique sont disponibles sur ce lien : https://www.gov.uk/government/publications/success-profiles
- Attention : AA=A1, AO=A2, EO=B3, HEO=C4, SEO=C5
- Une vérification des références et des autorisations de sécurité seront effectuées sur les candidats retenus.
- L’ambassade britannique ne demandera jamais de paiement ou de frais pour postuler à un poste.
- Les candidats nominables qui n’ont pas été retenus peuvent être inscrits sur une « liste de réserve ». Si, au cours de la période de réserve de 6 mois, un rôle identique ou largement similaire devient disponible, ce rôle peut être proposé au deuxième candidat ou au candidat suivant.
